Handel Wet Open Overheidsverzoeken tijdig af
Met de introductie van de Wet open overheid (Woo) is transparantie binnen gemeenten niet langer vrijblijvend. Organisaties moeten Woo-verzoeken binnen de wettelijke termijn van 42 dagen afhandelen. Tegelijkertijd neemt het aantal verzoeken toe en groeit de bestuurlijke druk op transparantie en betrouwbare sturingsinformatie.
Ook de Gemeente Amsterdam werd geconfronteerd met een stijgend aantal Woo-verzoeken die niet binnen de wettelijke termijn konden worden afgerond. Er ontbrak een centraal overzicht van verzoeken, doorlooptijden en verantwoordelijkheden. Achterstanden en versnipperde werkwijzen waren eerder regel dan uitzondering.
De kernvraag was helder: hoe krijgt de gemeente grip op afhandeling, voortgang én naleving van wettelijke termijnen?
Samen met Tacstone is een centraal, gebruiksvriendelijk en flexibel systeem ontwikkeld waarmee Woo-verzoeken uniform, transparant en bestuurbaar worden afgehandeld.
Welke applicaties?
Microsoft Power Apps & Power Automate
Complience:
> 90% van de verzoeken wordt binnen de wettelijke termijn verwerkt
Resultaat van de oplossing:
800 Woo–verzoeken per jaar afgehandeld
Updates volledig traceerbaar
Uniform en transparant proces
Structureel verdwenen achterstanden
Teams werken in één systeem met eenduidige terminologie
Aanleiding
Net als andere gemeenten kreeg Amsterdam te maken met de invoering van de Wet open overheid. De impact op processen bleek groter dan verwacht. Er was geen centraal en uniform systeem waarin clusters en directies gezamenlijk konden werken. In plaats daarvan werden Excel-bestanden, losse mailboxen en zelfs papieren overzichten gebruikt.
Deze gefragmenteerde werkwijze zorgde ervoor dat er geen realtime inzicht was in:
- Doorlooptijden
- Wettelijke termijnen
- Openstaande verzoeken
- Verantwoordelijkheden per cluster of behandelaar
Het gevolg was dat het merendeel van de Woo-verzoeken niet binnen de wettelijke termijn van 42 dagen werd afgehandeld. Hierdoor ontstond bestuurlijke druk, reputatierisico en een gebrek aan betrouwbare managementinformatie.
Aanpak
Tacstone ontwikkelde in samenwerking met ICTRecht een oplossing vanuit de behoefte van het Stedelijk Team Openbaarheid.
Eerst werd het gewenste juridische proces volledig in kaart gebracht. Niet de technologie stond centraal, maar het juridisch correcte en bestuurlijk gewenste proces. Vervolgens zijn de eisen van het Stedelijk Team Openbaarheid vertaald naar concrete functionaliteiten en technologische componenten.
De oplossing is agile ontwikkeld, waarbij iteratief werd gewerkt aan verbetering en uitbreiding. Met een selecte testgroep is de oplossing in acceptatie genomen. Na akkoord is het systeem organisatie breed in productie gegaan.
Het voordeel van deze low-code technologie is dat de oplossing flexibel is. Bijvoorbeeld in het geval van nieuwe wensen door veranderende wet- en regelgeving.
Hoe werkt het?
Het proces start bij het triageteam (frontoffice), dat nieuwe inkomende Woo-verzoeken beoordeelt. Binnen de registratietool koppelt het triageteam een cluster, directie en behandelaar aan het verzoek.
Behandelaars zien vervolgens hun eigen verzoeken in de applicatie en zijn verantwoordelijk voor tijdige afhandeling. De applicatie biedt realtime inzicht in voortgang, status en resterende doorlooptijd.
Tijdens het proces ontvangen behandelaars automatische notificaties via Power Automate. Bijvoorbeeld wanneer een verzoek vijf dagen niet is gewijzigd, wordt automatisch een herinneringsmail verstuurd. Hierdoor ontstaat proactieve sturing in plaats van reactief ingrijpen.
Zodra het Woo-besluit definitief is, wordt dit vastgelegd in het systeem. Alle updates zijn volledig traceerbaar, wat zorgt voor transparantie en auditability.
Het proces
Vergelijking met de oorspronkelijke situatie
Oorspronkelijke situatie
- Verzoeken in Excel, inboxen en papier
- Geen realtime inzicht
- Regelmatig achterstanden
- Onvoldoende compliance
- Beperkte sturing
- Inconsistente werkwijzen
Nieuwe Power Apps-situatie
- Eén gestandaardiseerde applicatie
- Dashboard met actuele sturingsinformatie
- Structureel weggewerkt
- >92% naleving wettelijke termijn
- Proactieve signalering via Power Automate
- Uniform proces, organisatiebreed
De grootste winst zit niet alleen in efficiëntie, maar in bestuurbaarheid. Management heeft realtime inzicht en kan actief bijsturen voordat termijnen worden overschreden.
Hoe kun je dit in jouw organisatie toepassen?
Wil jouw organisatie, net als Gemeente Amsterdam, grip krijgen op de afhandeling van Woo-verzoeken? Plan een kennismaking of vraag een demo aan en ontdek hoe een centraal registratiesysteem zorgt voor naleving, transparantie en bestuurlijke controle.
