RPA-robot zet anamnesevragenlijst automatisch over naar het ECD – per discipline, foutloos en op tijd
Tacstone heeft een RPA-oplossing ontwikkeld die de anamnesevragenlijsten uit ConsultAssistent automatisch overneemt in het ECD. Waar zorgprofessionals voorheen handmatig antwoorden moesten overtypen en controleren, zorgt de robot nu voor een snelle en consistente verwerking. Het resultaat is duidelijk: geen handmatig overtypen meer, minder fouten en een anamnese die zelfs bij invullen in de wachtkamer nog op tijd in het ECD beschikbaar is voor het eerste consult.
De urgentie voor deze oplossing was groot. Intakes liepen regelmatig vast doordat meerdere disciplines dezelfde vragenlijst moesten nalopen en handmatig overzetten. Daarnaast vulden patiënten of cliënten de vragenlijst soms te laat in of vergaten deze helemaal. Het invullen van de vragenlijst in de wachtkamer bood geen uitkomst, omdat de informatie dan vaak niet meer tijdig in het ECD stond. Dit leidde tot onvolledige dossiervoering en extra administratieve druk op zorgprofessionals.
De centrale vraag was daarom: hoe zorgen we dat de door de patiënt of cliënt ingevulde anamnese vanuit ConsultAssistent snel, volledig en per discipline in het ECD terechtkomt zonder dat medewerkers tijd verliezen of fouten maken?
Welke applicaties?
ConsultAssistent, Ysis (ECD)
Tijdsbesparing:
30 min. tijdsbesparing per anamnese
Resultaat van de oplossing:
Direct beschikbare informatie per discipline, minder fouten, betere doorlooptijd en meer tijd voor zorg.
Aanleiding
De organisatie werkt multidisciplinair, met onder andere ergotherapie, fysiotherapie en medische diensten. Iedere discipline moest bepalen welke onderdelen van de anamnese voor hen relevant waren en deze informatie handmatig overzetten in het ECD. Door autorisaties in het ECD konden medewerkers bovendien niet in elkaars secties werken, wat leidde tot parallel en dubbel handwerk.
Daarnaast speelde tijdigheid een grote rol. Wanneer patiënten de vragenlijst laat invulden of pas in de wachtkamer, stond de informatie vaak niet op tijd in het dossier voor het eerste consult. Dit leverde niet alleen inefficiëntie op, maar ook een kwaliteitsrisico: overtypen is foutgevoelig, kostbaar en slecht schaalbaar.
Aanpak
De oplossing is opgezet vanuit een duidelijke proces- en techniekcombinatie. Per discipline is eerst het proces ontworpen: welke vragen uit de anamnese horen bij welke discipline en naar welke ECD-velden moeten de antwoorden worden gemapt. Deze mapping vormt de inhoudelijke basis van de automatisering.
Technisch gezien haalt de robot de (net) ingevulde vragenlijst automatisch op uit ConsultAssistent en zet deze klaar voor verwerking. Vervolgens voert de RPA-robot de verwerking uit. Per discipline logt de robot met een eigen account in het ECD in en plaatst de antwoorden exact op de juiste locaties.
Een belangrijk onderdeel van de aanpak is het wachtruimte-scenario. Zodra een vragenlijst wordt opgeslagen of ingeleverd, wordt de robot automatisch gestart. Hierdoor staat de informatie binnen enkele minuten in het ECD, zelfs als de vragenlijst vlak voor het consult wordt ingevuld.
Hoe werkt het?
Functioneel verloopt het proces als volgt. :
- De patiënt of cliënt ontvangt de anamnesevragenlijst per e-mail en vult deze in, thuis of op een tablet in de wachtkamer.
- Zodra het formulier is voltooid, ontstaat er een event dat de robot activeert.
- De robot leest de antwoorden uit, past de mapping per discipline toe, logt per discipline in het ECD in en vult de relevante secties automatisch in.
- Tot slot worden controles en logging uitgevoerd, zodat alles gereed is voor het consult.
Het proces
Hoe kun je dit in jouw organisatie toepassen?
Wil je ook dat anamnese-informatie altijd compleet en op tijd in het ECD staat, zonder extra administratieve druk op zorgprofessionals? Neem contact op met Tacstone Technology en ontdek hoe RPA-oplossingen zorgprocessen versnellen, fouten verminderen en meer tijd creëren voor de patiënt of cliënt.
