Betalingsregelingen automatisch verwerken met RPA en AI
Tacstone heeft de verwerking van verzoeken betalingsregelingen voor incassobureaus geautomatiseerd met RPA en AI. Waar medewerkers voorheen inkomende e-mails handmatig moesten lezen, gegevens moesten opzoeken en betalingsregelingen moesten vastleggen, zijn deze werkzaamheden inmiddels volledig geautomatiseerd. AI herkent de inhoud van het bericht en haalt de relevante gegevens eruit, waarna de robot de e-mail koppelt aan het juiste dossier en de betalingsregeling aanmaakt in het incassosysteem. Zo worden verzoeken sneller en consistenter verwerkt en houden medewerkers meer tijd over voor complexe dossiers die persoonlijke aandacht vragen.
Incassobureaus ontvangen dagelijks grote aantallen e-mails van debiteuren. Een aanzienlijk deel daarvan gaat over betalingsregelingen, klachten, wijzigingen van bestaande afspraken, betalingsbewijzen of vragen over openstaande bedragen. Het handmatig verwerken van deze berichten vraagt veel tijd en brengt het risico op invoerfouten met zich mee. Naarmate het aantal dossiers groeit, neemt de administratieve druk op medewerkers toe en ook de kans op betaling af.
De centrale vraag was daarom: hoe kunnen we inkomende verzoeken betalingsregelingen automatisch herkennen, verwerken en vastleggen in het juiste dossier, zonder dat medewerkers ieder bericht handmatig hoeven af te handelen?
Welke technologiëen?
RPA en AI
Resultaat van de oplossing:
Snellere verwerking van verzoeken betalingsregelingen, meer inzicht in het proces, minder handmatige administratie, een uniforme werkwijze en meer aandacht voor de debiteur.
Aanleiding
Het verwerken van inkomende e-mails is een terugkerende en arbeidsintensieve taak binnen debiteurenbeheer. Debiteuren nemen contact op met uiteenlopende vragen en verzoeken. Medewerkers moeten ieder bericht lezen, bepalen waar het over gaat, het juiste dossier opzoeken en vervolgens de benodigde actie uitvoeren.
Dit proces kost veel tijd en is gevoelig voor fouten. Bovendien zorgt een groeiend aantal dossiers voor steeds meer inkomende communicatie. Hierdoor ontstond er behoefte aan een schaalbare oplossing die deze verzoeken zelfstandig kan verwerken, waarbij de medewerker controle en toezicht behoudt over het proces.
Oplossing
De oplossing combineert AI voor het begrijpen en categoriseren van inkomende communicatie met RPA voor de invoer binnen het incassosysteem.
Wanneer een e-mail binnenkomt, analyseert AI automatisch de inhoud van het bericht. De oplossing herkent of het gaat om een (nieuwe) betalingsregeling, een wijziging van een bestaande regeling, een betalingsbevestiging of een algemene vraag over een openstaande vordering.
Vervolgens koppelt de robot het bericht aan de juiste debiteur en het bijbehorende dossier. Hiervoor gebruikt de oplossing beschikbare gegevens, zoals dossiernummers, klantgegevens, e-mailadressen en andere identificerende kenmerken.
Bij een aanvraag voor een betalingsregeling haalt AI de relevante informatie uit de correspondentie. Denk aan het openstaande bedrag, het voorgestelde termijnbedrag, het aantal gewenste termijnen en de ingangsdatum. De robot gebruikt deze gegevens om de betalingsregeling voor te stellen en na akkoord van de medewerker direct aan te maken en vast te leggen in het incassosysteem.
Afhankelijk van de inrichting van het proces kunnen ook vervolgacties automatisch worden gestart, zoals het genereren van een bevestigingsbrief, het versturen van een betalingsschema of het plannen van controles op de naleving van de regeling.
Hoe werkt het?
Functioneel verloopt het proces als volgt:
- Een debiteur stuurt een e-mail met een vraag of verzoek over een openstaande vordering.
- AI leest het bericht en herkent of het gaat om een nieuwe betalingsregeling, een wijziging, een betalingsbevestiging of een algemene vraag.
- De robot identificeert de debiteur en koppelt de e-mail aan het juiste dossier in het incassosysteem.
- Bij een verzoek betalingsregeling verzamelt AI de benodigde gegevens uit het bericht, zoals het termijnbedrag, het aantal termijnen en de gewenste ingangsdatum.
- De robot beoordeelt of de betalingsregeling toegestaan is (conform bedrijfsstandaarden), presenteert de potentiële betalingsregeling aan medewerker en indien akkoord worden de gegevens geregistreerd in het incassosysteem. Eventuele vervolgacties kunnen automatisch worden gestart.
- Verzoeken die niet automatisch kunnen worden afgehandeld, worden overgedragen aan een medewerker voor verdere beoordeling.
Het proces
Hoe kun je dit in jouw organisatie toepassen?
Besteed jouw organisatie veel tijd aan het lezen van inkomende e-mails en het handmatig verwerken van verzoeken betalingsregelingen? Ontdek hoe Tacstone met RPA en AI klantcommunicatie kan omzetten in automatische dossierverwerking. Zo worden verzoeken sneller afgehandeld, neemt de administratieve belasting af en houden medewerkers meer tijd en aandacht over voor de debiteur.
