Partou krijgt door AI inzicht in complexe HR-omgeving
Inzicht in 10.000+ HR-mails
Automatisering van verzuimprocessen
Structurele verlaging werkdruk
Kinderopvangorganisatie Partou heeft de afgelopen maanden samen met Tacstone Technology een proof-of-concept uitgevoerd met UiPath Communications Mining binnen het HR-verzuimteam. Hiermee krijgt Partou beter inzicht in de grote stroom aan e-mails rond verzuim, en ligt er een goede basis voor verdere automatiseringskansen die de werkdruk structureel verminderen.
Verzuim is in de kinderopvang een structureel thema. Het verzuim is in deze sector in het tweede kwartaal van 2025 weliswaar ruim een procentpunt gedaald ten opzichte van het eerste kwartaal, maar is nog steeds hoog met landelijk 7,1 procent. Dat zorgt voor een continue stroom aan communicatie tussen medewerkers, leidinggevenden, arbodienst en HR-verzuimregisseurs.
“Het is geen lokaal probleem ,” zegt Dion Morskieft, Head Center of Excellence Intelligent Automation. “In de hele kinderopvang is het verzuim helaas hoog. Daardoor is ook de administratieve druk op teams als HR-verzuim structureel groot.” Toch was er lange tijd weinig zicht op de precieze samenstelling van die werkdruk. De verzuimmailbox fungeerde als centraal knooppunt, maar cijfers over aantallen en typen mails ontbraken.
“Onze manager wist dat we heel druk waren, maar niet precies waarmee,” vertelt verzuimmedewerker Robin Blokker . “Collega’s werken per regio en dus redelijk zelfstandig. Je hebt dan geen totaalbeeld van hoeveel mail over welk onderwerp binnenkomt. Het bleef vooral bij gevoel.” Precies dat vraagstuk maakte de verzuimmailbox geschikt als startpunt voor een proof-of-concept met communications mining.
Van abstract idee naar concrete casus
Binnen Partou was al langer interesse in communications mining, maar het bleef aanvankelijk een abstract begrip.
“We hebben het vaker met Tacstone gehad over hoe we UiPath Communications Mining zouden kunnen toepassen en wat de toegevoegde waarde zou zijn.”
Dion Morskieft | Head Center of Excellence Intelligent Automation bij Partou
“Maar zolang je geen concrete casus kiest, blijft het theoretisch.”
Het was dus zaak een onderwerp te kiezen waarbij automatisering gelijk waarde toevoegt: “Verzuim is altijd een heet hangijzer,” aldus Morskieft. “Daar komen veel verschillende soorten e-mails binnen. In overleg met de managers is toen bepaald dat het verzuimteam het meest geschikt was om mee te starten.”
Dat vroeg om een gestructureerde aanpak. Blokker. “We zijn eerst samen gaan bedenken welke categorieën we vermoedelijk nodig zouden hebben, zoals bedrijfsarts, reiskosten, administratieve vragen. Vervolgens zijn we aan de slag gegaan met labelen.”
Overzicht / Treemap, geeft duidelijk de hoofdcategorieën aan, en kan aangeklikt worden om de subcategorieën te bekijken.
Modeltraining
Communications Mining is geen kant-en-klaar AI-product, maar heeft ook handwerk nodig. Morskieft: “Je moet zelf een beslisboom opstellen met categorieën en subcategorieën en daarna begint het echte werk: het model trainen.” Dat trainen betekende: grote aantallen historische e-mails inladen, en een substantieel deel daarvan handmatig labelen. In de pilot werden ongeveer 10.000 e-mails in het systeem gezet, waarvan er ongeveer 2.000 handmatig zijn gecategoriseerd.
Toen er genoeg data gelabeld was, kon het Communications Mining-model voor het eerst een betrouwbaar dashboard tonen. Dat leverde een concreet en in sommige opzichten verrassend beeld op.
“We kwamen erachter dat ongeveer 33 procent van alle inkomende mails over de bedrijfsarts ging”
Robin Blokker | Verzuimmedewerker bij Partou
“Dat hadden we niet vooraf zo hoog ingeschat. We wisten dat het veel was, maar niet dat het zo’n groot deel van de totale werkstroom was.”
In totaal gaat het in de verzuimmailbox om een orde van grootte van 10.000 tot 15.000 mails per jaar. Dat betekent dat er duizenden mails specifiek te maken hebben met afspraken, wijzigingen en vragen rond de bedrijfsarts.
Twee processen kwamen naar voren als logische eerste stap. Ten eerste het automatisch verwerken van annuleringen van afspraken bij de bedrijfsarts. Ten tweede het automatisch labelen en toewijzen van e-mails naar de juiste regio, operationeel gebied of een verzuimregisseur, die het hele proces begeleidt. Deze automatiseringen lopen inmiddels in de verzuimmailbox.
Trent grafiek waar een duidelijke afname te zien is in de (in dit geval) inkomende emails m.b.t. afspraken bij de bedrijfsarts.
‘Levend product’
Een belangrijke conclusie van de pilot is dat communications mining geen statische oplossing is. Waar een klassieke RPA-oplossing na implementatie vaak relatief stabiel blijft, verandert een communicatiestroom continu. “Communications mining is een levend product,” zegt Morskieft. “Je moet er echt mee bezig blijven. Nieuwe onderwerpen, cao-wijzigingen, seizoenseffecten – ze zorgen ervoor dat je categorieën en labels moeten meebewegen.”
Volgens Blokker is het daarom belangrijk dat organisaties niet denken dat het werk ophoudt na de initiële labelronde.
“Als je het goed inzet en je pakt je grootste problemen aan, dan lossen die zich na verloop van tijd deels op of verschuiven ze. Dan ontstaan er nieuwe categorieën.”
Robin Blokker | Verzuimmedewerker bij Partou
“Als je dan stopt met labelen, doe je het eigenlijk voor niks. Je hebt dan één probleem opgelost, maar je verliest zicht op de rest.”
Overzicht van het percentage ontvangen emails per domein van de afzender.
HR Services als volgende stap
De ervaringen bij verzuim hebben binnen Partou geleid tot verdere interesse vanuit andere HR-teams. De HR-servicedesk heeft zich inmiddels gemeld als volgende kandidaat voor communications mining. “Daar ligt de focus in eerste instantie niet op automatiseren, maar op inzicht,” zegt Morskieft. Pas als dat inzicht er is, wordt gekeken of en waar automatisering zinvol is.
Tacstone Technology is bij communications mining de gesprekspartner voor Partou. Morskieft: “Zij helpen ons bij de keuze voor licenties, ze ondersteunen bij initiatieven als communications mining en nu ook bij het migreren van robots naar de cloud. Voor ons is het prettig om één partij te hebben die het hele spectrum van UiPath begrijpt.”
Ebert Knol, Managing Partner bij Tacstone Technology, zegt daarover: “Het succes van deze POC is écht aan Partou te danken. De samenwerking verliep erg soepel, en alle expertise was aanwezig in het projectteam. Zowel over de inhoud van e-mails, als voor het ontwikkelen van de automatiseringen. Dat Partou het product UiPath Communications Mining nu uitrolt naar andere afdelingen, is hét bewijs van een geslaagde POC!”
Lessen
Het project communications mining heeft een aantal concrete lessen opgeleverd. Ten eerste: breng de bestaande mailboxpraktijk goed in kaart. “Bij ons had het verzuimteam al een eigen systeem van vlaggetjes en kleurtjes,” zegt Morskieft. “Als je dat eerst analyseert, kun je je AI-categorieën daarop laten aansluiten.”
Ten tweede: onderschat de labelinspanning niet. “Je bent niet met een paar honderd mails klaar,” aldus Blokker. “Wij hebben tienduizend mails ingeladen en er tweeduizend gelabeld, en eigenlijk zou je nog meer moeten doen voor een echt volwassen model.”
Ten derde: kies vooraf een paar duidelijke quick wins. “Je kunt niet alles tegelijk doen,” zegt Morskieft. “Door eerst te kijken waar de grootste volumestromen zitten, kun je je automatiseringscapaciteit gericht inzetten.”
En tenslotte: accepteer dat het nooit ‘af’ is. “Communications mining moet je zien als een doorlopend proces,” vat Blokker samen. “Als de vragen veranderen, moeten je categorieën mee veranderen. Dat is geen fout van het systeem, maar precies de reden waarom je het inzet: je wilt kunnen zien hoe je wereld verschuift.”
Overzicht van de eigen rating van het model, en de aanbevolen trainingen om de minst presterende labels te verbeteren.
Wil jij net als Partou ook kennismaken met Communications Mining? En ontdekken welke voordelen het biedt voor jouw organisatie? Neem dan contact met ons op voor een kennismaking en/of demo.
