Contractmanagement centraliseren met Mendix en AI
Contracten worden vaak door meerdere mensen beoordeeld en aangepast. Nieuwe versies worden per e-mail verstuurd, opmerkingen staan verspreid over verschillende berichten en taken worden onderling uitgezet. Naarmate het aantal contracten en betrokken medewerkers groeit, wordt het steeds moeilijker om overzicht te houden.
Voor een organisatie ontwikkelde Tacstone daarom een centrale contractmanagementapplicatie met Mendix en AI. Contracten, wijzigingen, taken, deadlines en signaleringen komen hierin samen. Dankzij de koppeling met SharePoint blijven documenten bovendien automatisch actueel.
De centrale vraag was dan ook: Hoe zorg je ervoor dat contracten, samenwerking en informatie op één centrale plek samenkomen, zonder afhankelijk te zijn van losse e-mails en verschillende documentversies?
Welke technologiëen?
Mendix en AI
Resultaat van de oplossing:
Eén centrale omgeving voor contracten, taken en signaleringen, waardoor medewerkers meer overzicht hebben en eenvoudiger kunnen samenwerken.
Aanleiding
Binnen de organisatie verliep een groot deel van het contractmanagement via e-mail. Contractversies en opmerkingen werden onderling verstuurd, waardoor verschillende versies naast elkaar konden bestaan. Ook het verdelen van werkzaamheden en het vragen om controles gebeurde grotendeels via e-mail.
Daardoor was informatie verspreid over verschillende plekken en was het lastig om overzicht te houden over de actuele status van een contract, openstaande acties en betrokken collega’s.
Oplossing
Tacstone ontwikkelde een contractmanagementapplicatie waarin het volledige proces rondom contracten centraal wordt georganiseerd. De applicatie is gebouwd met Mendix en maakt gebruik van AI om informatie uit contracten sneller toegankelijk te maken.
Daarnaast is de applicatie gekoppeld aan de bestaande SharePoint-omgeving. Hierdoor hoeft er geen aparte documentomgeving te worden bijgehouden: wijzigingen aan documenten in SharePoint worden ook in de applicatie zichtbaar.
Hoe werkt het?
- Contracten zijn vanuit één omgeving beschikbaar, zodat medewerkers niet meer afhankelijk zijn van documenten en versies die verspreid staan over e-mails.
- Medewerkers kunnen in de applicatie een vraag stellen of zoeken naar een specifiek onderwerp. AI doorzoekt de beschikbare contracten en geeft relevante resultaten terug. Daarbij wordt direct verwezen naar de juiste plek in het betreffende contract.
- Vanuit de applicatie kan een medewerker direct een taak aan een collega toewijzen, bijvoorbeeld om een contract te controleren. Aan de taak kan meteen een deadline worden gekoppeld.
- De collega ontvangt een notificatie van de nieuwe taak in de applicatie én via e-mail. Zo blijft de samenwerking centraal georganiseerd, terwijl medewerkers wel actief worden geattendeerd op openstaande acties.
- De applicatie is gekoppeld aan SharePoint. Wanneer een document daar wordt aangepast, wordt deze wijziging ook zichtbaar binnen de contractmanagementapplicatie.
- Voor belangrijke momenten kan vooraf een signalering worden ingesteld. Op de gekozen datum ontvangt de geselecteerde medewerker automatisch een e-mail. Zo kunnen bijvoorbeeld belangrijke momenten rondom een contract tijdig onder de aandacht worden gebracht.
Hoe kun je dit in jouw organisatie toepassen?
Dezelfde aanpak kan worden gebruikt bij organisaties waar veel contracten door verschillende medewerkers worden beheerd en beoordeeld. Door bestaande documentomgevingen zoals SharePoint te verbinden met een centrale applicatie kunnen contracten, informatie, taken en signaleringen vanuit één plek worden georganiseerd.
Met AI kan vervolgens de informatie in die contracten sneller toegankelijk worden gemaakt, zodat medewerkers niet ieder contract handmatig hoeven te doorzoeken om relevante passages te vinden.
