Slimme planning en roostering levert Vierstroom Verpleeg Thuis meer tijd voor zorg op
Personeelsplanning vormt het fundament van goede zorgverlening. Toch ervaren veel zorgorganisaties dat dit proces disproportioneel veel tijd kost. De combinatie van cao-regels, contracturen, wisselende zorgvraag en persoonlijke voorkeuren maakt het samenstellen van een sluitend rooster tot een complexe en foutgevoelige puzzel. In de praktijk betekende dit voor planners dat ze vaak veel uren kwijt waren aan dit proces, dat is tijd die niet aan directe zorg besteed kon worden.
Voor Vierstroom Verpleeg Thuis, een organisatie die verpleeghuiszorg aan huis levert, was dit een herkenbaar probleem. De bestaande roostermogelijkheden binnen het ECD boden onvoldoende ondersteuning voor de dagelijkse praktijk. Samen met Tacstone Technology werd daarom gezocht naar een oplossing die niet alleen sneller werkte, maar ook recht deed aan medewerkers, regels en zorgkwaliteit.
Welke applicaties?
Maatwerk plannings- en roostertoepassing (Mendix low-code), gekoppeld aan het ECD (ONS Nedap)
Totale tijdsbesparing:
Gemiddeld 50 tot 80 uur per maand minder roostertijd
Resultaat van de oplossing:
Sneller inzicht, minder fouten en meer tijd voor zorgprofessionals
Aanleiding
Binnen Vierstroom Verpleeg Thuis werd de planning en roostering grotendeels handmatig uitgevoerd. Hoewel het ECD inzicht gaf in beschikbaarheid en gewerkte uren, lag de verantwoordelijkheid voor het daadwerkelijk samenstellen van roosters volledig bij de planners. Zij moesten bij het plannen rekening houden met uiteenlopende factoren zoals contracturen, kwalificaties, rusttijden en individuele voorkeuren.
Dit resulteerde in een aanzienlijke tijdsinvestering. Gemiddeld bekeken waren planners ongeveer vier uur per dag per team bezig met roostering. Bij meerdere teams liep dit al snel op tot tientallen uren per week. Bovendien was het proces foutgevoelig: kleine wijzigingen of uitval door ziekte leidden vaak tot nieuwe rondes handmatig puzzelwerk. De organisatie zocht daarom naar een manier om dit proces te automatiseren zonder de menselijke maat te verliezen.
Aanpak
Tacstone Technology ontwikkelde een maatwerkoplossing voor Vierstroom Verpleeg Thuis die planning en roostering grotendeels automatiseert. De kern van deze aanpak ligt in het combineren van data-integratie, slimme planningslogica en een gebruiksvriendelijke interface.
Allereerst werd een koppeling gerealiseerd met het bestaande ECD, zodat gegevens zoals beschikbaarheid, contracturen en kwalificaties automatisch worden ingelezen. Op basis van deze data genereert een planningsalgoritme roosters die voldoen aan cao-afspraken, wettelijke rusttijden en organisatie-specifieke regels. Waar planners voorheen handmatig afwegingen moesten maken, doet het systeem dit nu consistent en reproduceerbaar.
Daarnaast is de oplossing ontwikkeld als Mendix low-code applicatie. Hierdoor kan de functionaliteit eenvoudig worden aangepast aan veranderende processen of wensen vanuit de organisatie, zonder lange ontwikkeltrajecten.
Hoe werkt het?
In de dagelijkse praktijk start het proces met het automatisch ophalen van actuele gegevens uit het ECD. Deze informatie vormt de basis voor het algoritme, dat alle relevante regels en voorkeuren combineert tot een voorstel voor het rooster. Binnen enkele minuten ontstaat zo een complete en gebalanceerde planning.
Planners behouden hierbij altijd de regie. Zij kunnen het voorgestelde rooster controleren, eventueel bijsturen en vervolgens publiceren. Medewerkers krijgen via de applicatie inzicht in hun diensten en kunnen voorkeuren aangeven of onderling diensten ruilen, zonder dat dit leidt tot extra administratieve lasten voor planners.
Door deze werkwijze verdwijnt het repetitieve handwerk, terwijl flexibiliteit en transparantie juist toenemen.
De applicatie
Resultaten van de oplossing
De impact van de oplossing is duidelijk merkbaar binnen Vierstroom Verpleeg Thuis. Waar planners voorheen vele uren kwijt waren aan roostering, levert de automatisering nu een besparing op van circa 50 tot 80 uur per maand. Deze tijd komt direct beschikbaar voor ondersteuning van zorgteams of andere taken.
Daarnaast is de kwaliteit van de roosters verbeterd. Doordat het algoritme regels consequent toepast, komen fouten zoals ongeldige dienstcombinaties nauwelijks meer voor. Medewerkers ervaren meer rust en voorspelbaarheid, omdat roosters sneller beschikbaar zijn en beter aansluiten op hun voorkeuren.
Op langere termijn ziet de organisatie bovendien potentie om het planningsproces verder te automatiseren, wat mogelijk kan leiden tot een structurele reductie van meerdere FTE’s aan planningswerk.
Vergelijking met de oorspronkelijke situatie
Voor de invoering van de slimme planningsoplossing was roostering een intensief handmatig proces dat maandelijks velen uren per team vergde. Correcties en wijzigingen kostten extra tijd en zorgden voor onrust bij planners en medewerkers.
Na de implementatie worden roosters binnen minuten gegenereerd, is de foutgevoeligheid sterk verminderd en is het proces beter schaalbaar. Het grootste verschil zit echter in de vrijgekomen tijd: waar voorheen administratieve taken domineerden, is er nu ruimte ontstaan voor focus op zorg en ondersteuning van medewerkers.
Hoe kun je dit in jouw organisatie toepassen?
Benieuwd hoeveel tijd jouw organisatie kan besparen met slimme planning en roostering?
Neem contact op met Tacstone Technology voor een vrijblijvend adviesgesprek of een demo en ontdek hoe automatisering bijdraagt aan meer rust, overzicht en tijd voor zorg.
