Order to Cash versneld met AI bij Koninklijke Van Leeuwen
In een internationaal opererende handelsorganisatie als Koninklijke Van Leeuwen is het Order to Cash-proces van cruciaal belang. Klanten verwachten snelle offertes, foutloze orderverwerking en volledige documentatie bij levering. Tegelijkertijd nam bij Van Leeuwen de administratieve druk de afgelopen jaren sterk toe. Grote volumes offertes, orders en certificaten kwamen dagelijks per e-mail binnen en werden grotendeels handmatig verwerkt.
Die werkwijze leidde tot lange doorlooptijden, een hoge foutgevoeligheid en een sterke afhankelijkheid van individuele medewerkers. Samen met Tacstone Technology werd daarom gewerkt aan een AI-gedreven oplossing die het Order to Cash-proces fundamenteel versnelt en vereenvoudigt.
Welke applicaties?
Document-AI, Microsoft Power Automate, Azure OpenAI, SAP
Automatiseringsgraad:
Circa 80–85% van documenten automatisch verwerkt
Resultaat van de oplossing:
Drastisch kortere doorlooptijden, minder handmatig werk en hogere datakwaliteit
Aanleiding
Van Leeuwen verwerkt dagelijks grote aantallen prijsaanvragen, orders en materiaalcertificaten. Deze documenten komen in uiteenlopende formats binnen, vaak als Excel- of PDF-bijlagen per e-mail, en variëren sterk in omvang: van aanvragen met enkele regels tot documenten met honderden orderregels.
In het bestaande proces betekende dit dat accountmanagers en backoffice-medewerkers handmatig klantgegevens moesten interpreteren, artikelomschrijvingen moesten vertalen naar interne artikelcodes en deze gegevens één voor één moesten invoeren in SAP. Alleen al het correct bepalen van het juiste artikelnummer vereiste diepgaande productkennis, omdat klantomschrijvingen vaak summier zijn en toch moeten leiden tot een exacte match op materiaalsoort, norm, toleranties en technische specificaties.
Dit handmatige karakter zorgde ervoor dat een enkele prijsvraag zich gemakkelijk over meerdere uren, en soms zelfs dagen, kon verspreiden. Zeker wanneer spoedaanvragen tussendoor kwamen, liep het Order to Cash-proces vertraging op, terwijl klanten juist snelle reacties verwachten.
Aanpak
Samen met Tacstone Technology ontwikkelde Van Leeuwen een AI-gedreven automatiseringsoplossing die meerdere stappen binnen het Order to Cash-proces overneemt. De kern van de oplossing is document-AI die ongestructureerde documenten begrijpt en vertaalt naar gestructureerde data, gecombineerd met workflow-automatisering en directe integratie met SAP.
Voor prijsaanvragen betekent dit dat AI-klantdocumenten analyseert en relevante informatie automatisch extraheert. Klantartikel omschrijvingen worden opgeknipt in betekenisvolle onderdelen, zoals materiaal grade en norm. Op basis daarvan selecteert het systeem automatisch de meest waarschijnlijke interne Van Leeuwen-artikelcode. Waar accountmanagers voorheen alles handmatig moesten invoeren, resteert nu slechts een eindcontrole voordat een offerte wordt verstuurd.
Ook de verwerking van sales orders werd sterk vereenvoudigd door AI. Orders komen binnen via e-mail, vaak in vrije tekst of als bijlage met klant specifieke lay-outs. AI analyseert deze orders automatisch en herkent relevante gegevens zoals de klant, gewenste leverdatum, artikelnummers of -omschrijvingen en aantallen. Ook herkent AI wanneer deze klant in VLB-artikelnummers besteld. Wanneer de betrouwbaarheid boven een vastgestelde drempel ligt, wordt de order automatisch doorgezet. Alleen bij twijfel of uitzonderingen is menselijke tussenkomst nodig. Hierdoor verschuift de rol van medewerkers van handmatige invoer naar controle en uitzonderingsafhandeling, met een significant snellere orderdoorlooptijd als resultaat.
Parallel hieraan werd ook het certificatenproces geautomatiseerd. Elke buis die Van Leeuwen levert, wordt vergezeld door een Material Test Certificate (MTC). Deze certificaten bevatten veel irrelevante informatie, maar ook een beperkt aantal cruciale gegevens die correct aan batches en verkooporders in SAP gekoppeld moeten worden. Ook dit proces verliep volledig handmatig en was gevoelig voor fouten, mede doordat leveranciers verschillende formats en terminologie gebruiken.
Hoe werkt het?
Wanneer een document binnenkomt, of het nu een prijsaanvraag, order of certificaat is wordt dit automatisch opgepakt door de AI-oplossing. De AI herkent het documenttype en extraheert de relevante gegevens. Vervolgens neemt Microsoft Power Automate de workflow over en zorgt voor validatie, routing en vastlegging in SAP.
Bij prijsaanvragen resulteert dit in een automatisch gegenereerd offertevoorstel. Bij certificaten wordt de relevante productinformatie gekoppeld aan de juiste batch en verkooporder. Als de AI onvoldoende zekerheid heeft, wordt het document automatisch in een need-to-check-bucket geplaatst, waar een medewerker alleen de uitzonderingen hoeft te beoordelen.
De oplossing leert continu bij. Door voorbeelden toe te voegen en correcties terug te voeren, wordt het AI-model steeds accurater. Hierdoor ligt de automatiseringsgraad inmiddels rond de 80 tot 85 procent, zonder dat honderden vaste templates nodig zijn; iets wat bij traditionele OCR-oplossingen wel het geval was.
Het proces
Resultaten binnen het proces
De impact van de oplossing is direct merkbaar binnen de organisatie. Een groot deel van de administratieve handelingen in het Order to Cash-proces is geëlimineerd. In de Duitse vestiging, waar Automatic Certification Creation test-live draait, wordt het werk dat voorheen door twee medewerkers werd uitgevoerd nu grotendeels automatisch afgehandeld.
Belangrijk daarbij is dat medewerkers niet worden vervangen, maar juist worden ontlast. Handmatig overtypen, zoeken en controleren is sterk verminderd, waardoor de focus verschuift naar uitzonderingen, kwaliteitscontrole en klantcontact. Tegelijkertijd zijn doorlooptijden verkort en is de foutgevoeligheid afgenomen, wat direct bijdraagt aan een betrouwbaarder Order to Cash-proces.
Vergelijking met de oorspronkelijke situatie
Waar het Order to Cash-proces voorheen werd gekenmerkt door handmatige invoer, versnipperde informatie en lange doorlooptijden, is het proces nu grotendeels geautomatiseerd en gestandaardiseerd. Documenten worden sneller verwerkt, data wordt consistenter vastgelegd en afhankelijkheid van individuele kennis is sterk verminderd.
De grootste winst zit in schaalbaarheid: waar groei eerder leidde tot meer administratieve druk, kan Van Leeuwen nu grotere volumes verwerken zonder een evenredige toename van backoffice-capaciteit.
Hoe kun je dit in jouw organisatie toepassen?
Wil je ontdekken hoe AI-gedreven automatisering jouw Order to Cash-proces kan versnellen en vereenvoudigen?
Neem contact op met Tacstone Technology en ontdek hoe document-AI, workflow-automatisering en SAP-integratie samen zorgen voor minder handmatig werk en snellere doorlooptijden.
