Automatisch verwerken van Sales Orders in SAP
Binnen het Order-to-Cash (O2C) proces van Mediq is het verwerken van Sales Orders een cruciaal proces. Van de vele miljoenen orders via portals en EDI, komen er jaarlijks alsnog 50.000+ sales orders in pdf of Word binnen in de mailbox. Deze orders bevatten soms wel meer dan 100 orderregels, wat maakt dat er 4 tot 6 medewerkers bezig waren met de verwerking van deze orders in SAP.
De verwerking van deze orders was handmatig, foutgevoelig en tijdsintensief. Tegelijkertijd was snelle verwerking essentieel, vooral bij spoedorders, en heeft vertraging direct impact op de klantbeleving en relatie. En dus wil je in zo’n proces de afhankelijkheid van medewerkers beperken.
De centrale vraag was: hoe kunnen Sales Orders sneller, consistenter en geautomatiseerd in SAP worden verwerkt, zonder verlies van controle?
Samen met Tacstone is gekozen voor een AI-gedreven automatiseringsoplossing met UiPath, waarbij AI, Robots en medewerkers intensief samenwerken.
Welke technologieën?
UiPath Document Understanding (AI), Robots (RPA) & Action Center (Medewerkers)
Volume?
± 50.000 orders per jaar (Nederland)
Resultaat van de oplossing?
Snellere verwerking, hogere continuïteit, verbeterde master data, kostenbesparing
Aanleiding
Mediq ontvangt jaarlijks ongeveer 50.000 Sales Orders via e-mail, afkomstig van klanten die niet via een portal of EDI bestellen. Deze orders variëren sterk in formaat en complexiteit. Veel orders bevatten tientallen tot honderden regels.
De belangrijkste knelpunten waren:
- Matching van sales order data is uitdagend (UoM, verouderde data, klant-specifieke afspraken)
- Eén mismatch blokkeert de volledige order
- Handmatige invoer in User Interface van SAP is tijdrovend
- Invoerfouten (typo’s) leiden tot re-work en hoge kosten
- Proces is cruciaal voor klantbeleving
Aanpak
We hebben in deze oplossing gebruik gemaakt van het Sales Order Machine Learning model van UiPath Document Understanding. Dit model is zonder enige training in staat om de data op de Sales Order uit te lezen.
De oplossing doorloopt de volgende stappen:
- Verkooporder ontvangen in mailbox
- Verkooporder uitlezen (AI-extractie)
- Validatie medewerker via Action Center
- Leveringsadres bepalen op basis van klant-stamgegevens
- Productregels verifiëren met productcatalogus
- Validatie medewerker via App Actions
- Sales Order invoeren in SAP
Cruciaal was de toevoeging van een “human in the loop”. Wanneer het model niet 100% zeker is, controleren medewerkers de data en matching met de order items in SAP. Deze controle duurt vaak maar 1 minuut, maar maakt het mogelijk om de order invoer voor 100% in SAP te automatiseren. Deze handmatige en foutgevoelige invoer door medewerkers kostte voorheen ook veruit de meeste tijd.
Hoe werkt het?
Resultaten binnen het proces
Het geautomatiseerd verwerken van sales orders in SAP levert de volgende resultaten op:
- ± 50.000 orders per jaar verwerkt (3-5FTE bespaard)
- Snellere afhandeling
- Hogere continuïteit met name in piekperioden
- Verbeterde master data
- Schaalbare oplossing voor uitrol naar andere landen in EU
- Human-in-the-Loop zorgt voor controle en betrouwbaarheid
Hoe kun je dit in jouw organisatie toepassen?
Wil je net als Mediq jouw Sales Order-proces in SAP automatiseren? En daarnaast de verwerkingstijd versnellen, aantal fouten reduceren en kwaliteit van master data verbeteren? Plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek in om te verkennen hoe we jouw organisatie hierbij kunnen helpen.
