Bespaar tijd, minimaliseer fouten en verbeter de tevredenheid van je medewerkers met onze innovatieve planningsoplossingen.
Zorgorganisaties besteden veel tijd aan plannen en roosteren. Tekorten, verzuim en strengere cao-afspraken maken het proces complex. Planners moeten rekening houden met vaste vrije dagen, maximum aantallen werkdagen en persoonlijke voorkeuren. Tegelijk moet een rooster passen bij de zorgvraag van cliënten. Voor handmatig plannen en roosteren is dit proces eigenlijk te complex en tijdrovend en standaardmodules in ECD’s/EPD’s of plansystemen schieten vaak tekort. Dat is vaak niet haalbaar met handmatig plannen of met standaardmodules in ECD’s en EPD’s.
Onze oplossing automatiseert het volledige planningsproces:
- Je maakt binnen enkele minuten een volledig rooster dat past bij jouw organisatie.
- Het algoritme houdt rekening met cao-eisen, contracturen, beschikbaarheid, skill-levels en persoonlijke voorkeuren.
- Je krijgt een objectief, transparant en actueel rooster dat voor iedereen duidelijk is.
Wil je zien hoe deze oplossing in jouw organisatie werkt?
Hoe de oplossing werkt
Het systeem verzamelt automatisch alle gegevens die nodig zijn voor het rooster. Denk aan beschikbaarheid, kwalificaties, locaties, diensten en zorgvraag uit het ECD. Medewerkers geven hun voorkeuren door in een eenvoudige app. De app sluit aan op je bestaande systemen en voelt aan als een organisatie-eigen toepassing.
Met deze input berekent het algoritme binnen minuten een optimale planning. Het elimineert handmatig puzzelwerk en voorkomt fouten of interpretatieverschillen. De uitkomst is een rooster dat voldoet aan alle regels en dat snel aanpasbaar is als de situatie verandert.
Het systeem controleert continu of het rooster nog klopt. Valt er iemand uit of verandert de zorgvraag? Dan volgt automatisch een herberekening. Het systeem houdt rekening met routes, tijden, voorkeuren en kwalificaties. Alleen als het nodig is vraagt het extra inzet op, bijvoorbeeld bij stand-by-medewerkers of in de flexpool. Zo blijft het rooster actueel en wendbaar zonder extra werk voor planners.
Ontdek in 8 minuten hoe slim plannen jouw organisatie vooruit helpt:
Voordelen voor planners en medewerkers
- Planners besparen veel tijd. Wat normaal uren kost, gebeurt nu binnen enkele minuten.
- Je werkt proactief in plaats van reactief, omdat het systeem de zorgvraag vertaalt naar benodigde capaciteit. Dit resulteert in overzicht en rust.
- Medewerkers krijgen meer regie doordat ze voorkeuren kunnen doorgeven of diensten kunnen ruilen binnen duidelijke kaders. Het rooster houdt rekening met hun wensen, vaste vrije dagen en de afspraken uit de cao. Dit zorgt voor duidelijkheid en ondersteunt hun werkplezier.
- De oplossing werkt organisatiebreed. Als een team weinig ruimte heeft en een ander team meer, worden kwalificaties automatisch gematcht. Hierdoor benut je personeel efficiënter en wordt de druk eerlijk verdeeld.
Waarom deze aanpak werkt
Standaardmodules in grote softwarepakketten zijn vaak te generiek. Elke zorgorganisatie heeft eigen processen die zich niet laten vangen in één uniforme oplossing. Daarom werken we met een losse app die naadloos koppelt met de bestaande systemen. De app is gebouwd met low-code technologie, waardoor we deze snel kunnen aanpassen aan jouw processen, taal en wensen. De regels van het algoritme zijn per organisatie aan of uit te zetten. Hierdoor sluit de oplossing altijd aan op de dagelijkse praktijk.
Je krijgt een planningstool die:
• tijd bespaart
• flexibel inspeelt op wijzigingen
• de organisatiebrede inzet van personeel verbetert
• de menselijke maat behoudt
Je houdt grip op een proces dat altijd in beweging is en zorgt dat de juiste professional op het juiste moment op de juiste plek staat.
Wil je zien hoe deze oplossing in jouw organisatie werkt?
Vierstroom Verpleeg Thuis
Verpleeg Thuis bespaart dankzij slimme automatisering elke maand 50 tot 80 uur aan roostertijd. Met de maatwerkapp ‘Harry’ komt er meer tijd vrij voor echte zorg.
“De meeste verpleegkundigen ervaren plannen als een last. Zij willen veel liever naar de cliënten toe.” – Marieke Oldewarris
Lees in de klantcase hoe Verpleeg Thuis samen met Tacstone deze stap heeft gezet.
De planning: onmisbaar, maar vaak een flinke zorg
Lees hier het artikel in FMT over onze planningsapp!
Plannen in de zorg hoeft geen eindeloze puzzel meer te zijn. Met slimme automatisering en een algoritme dat rekening houdt met voorkeuren, kwalificaties en de actuele zorgvraag, wordt binnen enkele minuten een volledig en eerlijk rooster opgesteld.
Bekijk hier een aantal video’s over slim roosteren en plannen
Wil je zien hoe deze oplossing in jouw organisatie werkt? Neem contact op met Louise Kallen of Mark de Poorter voor een vrijblijvende kennismaking.
