Succes moet je vieren! Daarom was het tijd voor slingers en taart bij Tilburg University. Optimus, de 1e virtuele medewerker van het Finance Service Center (FSC), beleefde onlangs de officiële eerste werkdag. Het FSC team ziet Optimus als een welkome nieuwe collega die gaat helpen om de administratieve werkdruk te verlagen.

“Hi, ik ben Optimus. Ik ben een software robot en ik haal de robot uit de FSC medewerker.”

Tijdens de onboarding heeft Optimus direct zijn/haar (?) eerste belangrijke “kunstje” geleerd nl. het toekennen van validatiecriteria aan binnenkomende facturen in Proactis. Deze taak is gebaseerd op steeds dezelfde standaard beslisregels, kent weinig uitzonderingen en moet  iedere dag op dezelfde wijze worden uitgevoerd. Een prachtige taak dus voor Optimus om direct te laten zien waartoe hij/zij in staat is. 

Uiteraard is die ene taak nog slechts ‘t begin. Optimus is vanaf nu immers 7 dagen per week en 24 uur per dag beschikbaar om allerlei vervelende en tijdrovende taken over te nemen van de medewerkers van het FSC. Zo gaat Optimus al komende week aan de slag met het categoriseren van binnenkomende facturen in de crediteurenmailbox. En daarna gaat ‘ie memorialen boeken. En vervolgens nieuwe crediteuren aanmaken in SAP. Kortom, er ligt genoeg werk op de plank voor Optimus. 

“Met de inzet van Robotic Process Automation (RPA) in het FSC willen wij zoveel mogelijk werkprocessen robotiseren. Zo maken we kostbare tijd vrij voor andere, leukere en meer inspirerende werkzaamheden” – Clementine Lichtenberg

Niet alleen tijdbesparing, Optimus zorgt óók voor betere kwaliteit.

Bij de inzet van virtuele medewerkers (Robotic Process Automation) wordt vaak als eerste gedacht aan tijdbesparing. Hoewel belangrijk, is tijdbesparing zeker niet de enige reden waarom Optimus wordt ingezet in het FSC. De inzet van de software robot moet nadrukkelijk óók gaan zorgen voor:

• Betere continuïteit in de uitvoering van werkzaamheden, óók tijdens verlof of bij ziekte van medewerkers;
• Meer controles kunnen uitvoeren om fouten te voorkomen en datakwaliteit te verbeteren;
• Korte doorlooptijden van processen, sneller reageren op klachten en vragen;
• Meer werkplezier en minder werkdruk voor de medewerkers;

Over Tilburg University

Tilburg University is opgericht in 1927 als Roomsch Katholieke Handelshoogeschool. Bijna 100 jaar later is deze onderwijsinstelling uitgegroeid tot een middelgrote multidisciplinaire universiteit, met bijna 20.000 studenten (2020), ruim 900 wetenschappers en 600+ medewerkers. Het onderwijsaanbod bestaat uit 73 verschillende bachelor & master opleidingen, met een focus op mens- en maatschappijwetenschappen.

Over Finance Service Center (FSC)

Het Finance Service Center (17 fte) is verantwoordelijk voor alle operationele financiële processen binnen de universiteit en bestaat uit de crediteurenadministratie, debiteurenadministratie, boekhouding en het functioneel beheer van de gebruikte systemen. Om onze klanten – medewerkers, studenten, leveranciers – optimaal van dienst te zijn hebben wij een frontoffice ingericht.

RPA in het onderwijs

Tacstone Technology heeft inmiddels bij veel onderwijsinstellingen – met succes – RPA geïntroduceerd. Het aantal software robots dat ondersteuning biedt op Studentenadministraties, Financiën, HR, ICT en andere afdelingen groeit gestaag. Ben jij benieuwd naar de mogelijkheden voor RPA in jouw onderwijsinstelling? Stuur dan een berichtje naar Ebert Knol | Tacstone en we nemen z.s.m. contact met je op!