Wie kent ze niet? De fysieke Robot stofzuigers en grasmaaiers die jou het werk uit handen nemen. Zodat jij je kunt richten op de meer ingewikkelde taken in huis of tuin. Je zet de Robots zélf aan, bepaalt zélf in welk gebied ze aan de slag gaan en controleert achteraf het resultaat. Een fantastische uitvinding om tijd te besparen in het privé leven. Wat als zoiets ook zou bestaan in jouw werkende leven? Een Software Robot-assistent die jou helpt met jouw (administratieve) taken, zodat jij je kunt richten op de ingewikkelde taken?

Verschil tussen Unattended en Attended Robots

In de wereld van Software Robots (lees: Robotic Process Automation), bestaan 2 type robots: Unattended en Attended. Het belangrijkste verschil tussen beide is dat een Unattended Robot een eigen machine en account heeft om zelfstandig op te werken, en een Attended Robot een medewerker assisteert. Unattended Robots werken op gezette tijden, zonder interventie van een medewerker. Zij voeren bijvoorbeeld dagelijks controles uit of verwerken ieder uur de openstaande inkoopfacturen. Dit betekent dat medewerkers hier bijna geen omkijken naar hebben. Maar wat nou als je taken wilt starten op een moment dat het jou uitkomt? Of de Robot moet voorzien van de nodige input voordat hij zijn werk kan doen? De oplossing: Attended Automation.

Hoe werken Attended Robots?

Attended Robots hebben géén eigen machine, maar staan geïnstalleerd op de machines van medewerkers. Zo’n Attended Robot kan aan het werk worden gezet via de UiPath Assistant (software), waarin de geautomatiseerde taken zichtbaar zijn. De medewerker kan zelf op de startknop klikken en bepaalt dus wanneer zijn/haar Attended Robot aan het werk gaat. Bijkomend voordeel is dat je de Attended Robot kan voorzien van de nodige input. Denk hierbij aan het invoeren van weeknummers, bestandsnamen, medewerkers of ordernummers.

Voorbeeld: invoeren van sales orders voor het aanmaken van TRACES documenten

Praktijkvoorbeeld: aanmaken handelsdocument in EU portal

TRACES (TRAde Control and Expert System) is de online beheertool van de Europese Commissie, die het transport volgt van dieren, levensmiddelen, diervoeders en planten. Voor producten die van buiten de EU worden geïmporteerd, of door de EU-lidstaten reizen, moet Darling Ingredients een handelsdocument aanmaken. Dit wordt gedaan door de Sales Back-Office afdeling en gaat om circa 5.000+ documenten per jaar.

Welke stappen voert de Attended Robot uit?

1. Medewerker start taak vanuit UiPath Assistant
2. Medewerker vult ordernummers in
3. Robot haalt ordergegevens op uit JDE database (SQL)
4. Robot opent Traces systeem
5. Robot maakt nieuw handelsdocument aan
6. Robot vult alle ordergegevens in
7. Robot slaat document op als concept
8. Medewerker beoordeelt concept document

Picture-in-Picture mode: geen verplichte lunch of wandeling

Sinds 2021 is de UiPath Assistant voorzien van een Picture-in-Picture mode. Met deze functionaliteit voert de Attended Robot zijn taken uit in een geïsoleerde Windows omgeving. Dit zorgt ervoor dat de handelingen van de gebruiker en de Attended Robot elkaar niet verstoren. Hierdoor kan de werknemer tijdens het draaien van de Attended Robot doorgaan met zijn/haar andere taken. Zo kan er dubbel zo veel werk verricht worden in dezelfde tijd!

De Attended Robot aan het werk in een eigen venster via de Picture-in-Picture mode

De voordelen van Attended Robots

In de praktijk zien we dat >90% van alle automations worden uitgevoerd door Unattended Robots. En dat er een hoop onbenut potentieel ligt als het gaat om de inzet van Attended Robots. De voordelen van Attended Robots op een rij:

• Goed werkgeverschap: spreek jouw waardering uit naar medewerkers door hen een persoonlijke Robot-assistent te geven
• On-demand: bepaal zélf wanneer je een taak wilt uitvoeren
• Automation mindset: inspireer jouw medewerkers door zich bij iedere taak af te vragen of ze dit zelf moeten doen
• Zichtbaarheid: maak de potentie van RPA zichtbaar in jouw organisatie
• Schaalbaarheid: zelfs de taken die maar 5 minuten besparen worden interessant
• Reductie ontwikkelkosten: publiceer een automation naar alle medewerkers

Meer weten over Attended Robots?

Ben je nieuwsgierig naar de toepassingsmogelijkheden van Attended Robots op jouw afdeling? Neem contact op met Ebert Knol voor een vrijblijvend adviesgesprek.