Amsterdam 22 maart 2022 – Takecarebnb regelt samen met onder meer het Rode Kruis de opvang van Oekraïense vluchtelingen. Zo’n 30.000 mensen hebben zich inmiddels gemeld als potentieel gastgezin. En dit aantal groeit dagelijks. Het in zéér korte tijd screenen, matchen en afhandelen van de vele duizenden aanmeldingen betekent een enorme inspanning voor de organisatie van Takecarebnb. Bij deze inspanning blijkt de hulp van een software robot die als een ‘digitale vrijwilliger’ helpt met de administratieve afhandeling, méér dan welkom.

De vrijwilligers van Takecarebnb hebben als taak om alle mensen die zich aanmelden als gastgezin persoonlijk te bellen. Ze leggen uit wat er komt kijken bij het opvangen van vluchtelingen en wat de eisen zijn die aan de opvang worden gesteld. Na deze eerste screening wordt er voor ieder potentieel gastgezin een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aangevraagd.

Tienduizenden VOG aanvragen afhandelen onder hoge tijdsdruk

Zo’n aanvraag voor een VOG wordt ingediend via de website van het Ministerie van Justitie en Veiligheid. Het online invoeren van de persoonsgegevens voor een VOG aanvraag kost al snel 3 á 4 minuten per aanvraag. Om een werkvoorraad van tienduizenden aanvragen af te handelen zijn dus zomaar 500 tot 1.000 mensuren nodig. Dat zijn kostbare uren die Takecarebnb liever voor andere belangrijke taken wil inzetten. Bovendien zou capaciteitsgebrek hier direct tot gevolg hebben dat de wachttijden oplopen. En dat is in deze crisis situatie natuurlijk niet acceptabel.

Tacstone Technology en Takecarebnb zetten digitale vrijwillger in

Eén van de vele vrijwilligers die bij Takecarebnb actief is in de screening van potentiële gastgezinnen, vertelde haar partner Vincent Hoogveld over de situatie bij Takecarebnb. Vincent werkt als RPA Developer bij Tacstone Technology. Hij is specialist in het ontwikkelen van software robots die administratief werk kunnen overnemen. De link tussen de administratieve werkdruk bij Takecarebnb enerzijds en de mogelijke toepassing van Robotic Process Automation (RPA) anderzijds was daarna snel gelegd.

IT Specialist Mart Kok van Takecarebnb stond direct open voor het idee om een software robot in te zetten om de duizenden VOG aanvragen te kunnen afhandelen. Het VOG aanvraagproces was al goed bekend bij Tacstone vanuit eerdere klantopdrachten en Kok kon de benodigde aanvraaggegevens snel aanleveren. Nauwelijks 24 uur later had RPA Developer Bram van Heuvelen het robotscript gereed en kon de ‘eerste digitale vrijwilliger van Takecarebnb’ aan de slag.

Inmiddels heeft deze digitale vrijwilliger de eerste vierduizend VOG aanvragen snel en foutloos afgehandeld. Er ligt nog een flinke hoeveelheid werk te wachten, maar gelukkig is de software robot 24 uur per dag inzetbaar, neemt geen pauzes en gaat niet op vakantie.

UiPath biedt Takecarebnb gratis licenties voor RPA software

Tacstone maakt gebruik van het RPA platform van softwareleverancier UiPath. Enige tijd geleden heeft UiPath het UiPath Bridge Program gelanceerd, een initiatief bedoeld om het ‘gat’ tussen non-profit organisaties en de toepassing van RPA technologie te overbruggen. Veel non-profitorganisaties beschikken namelijk niet over de financiering en/of de middelen om nieuwe technologieën zoals RPA te kunnen benutten. Met het Bridge programma stelt UiPath daarom gratis software licenties beschikbaar voor deze non-profit organisaties. Takecarebnb maakt vanzelfsprekend dankbaar gebruik van dit aanbod.