Sinds maart 2022 moeten alle ondernemingen, stichtingen en verenigingen hun UBO’s registreren. Vervolgens moeten verzekeraars en volmachten controles uitvoeren op de UBO-registraties. Dit is een tijdrovende, administratieve en foutgevoelige klus. De oplossing? Een software robot die deze taak uit handen neemt van de medewerker.

Wat zijn UBO’s en waarom moet je deze controles uitvoeren?

UBO’s (Ultimate Beneficial Owners) zijn natuurlijke personen die direct of indirect betrokken zijn bij juridische entiteiten. Om te voldoen aan de wft, wwft en sanctiewet dienen verzekeraars en volmachten te controleren of de UBO’s niet voorkomen op sanctielijsten of in verdere overtreding zijn van Nederlandse en Europese wetten. Deze UBO-checks moeten plaatsvinden bij het aangaan van nieuwe zakelijke verzekeringen en voorafgaand aan het uitbetalen van claims. Verzekeraars en gevolmachtigden dienen hierdoor op meerdere momenten in de client journey UBO-checks uit te voeren, wat een verhoogde werkdruk oplevert.

Moeizaam en tijdrovend proces

Tevens zijn UBO-verklaringen slechts 3 maanden geldig, waardoor additionele, periodieke controles noodzakelijk zijn. Vanwege beperkte toegang tot het UBO-register zijn verzekeraars en gevolmachtigden ook afhankelijk van externe partijen. Het proces van een UBO-checks vergt veel handmatig werk en vertraagt verzekeraars en volmachten in hun dagelijkse activiteiten. Maar nu komt het goede nieuws: door Robotic Process Automation (RPA) in te zetten kan dit proces drastisch worden versneld. RPA omvat het inzetten van software robots die menselijke handelingen in bestaande applicaties automatiseren.

RPA als oplossing

RPA is uitermate geschikt voor repetitieve processen met grote volumes, en dus ook UBO-checks. Tijdens het uitvoeren van UBO-checks moeten partijen de UBO’s opzoeken, indien nodig de zakelijke relaties hierover contacteren, de UBO’s toetsen op meerdere lijsten en vervolgens de gevonden resultaten verder verwerken in hun kernsystemen.

Software robots kunnen al deze acties feilloos uitvoeren in de verschillende doelapplicaties, zoals CCS en ANVA, en deze data vervolgens overzetten in andere systemen. Dit resulteert in grote tijd- en geldbesparingen.

Snelle implementatie

Software robots werken als een automatiseringslaag boven op de bestaande applicaties en voeren het werk uit op precies dezelfde manier zoals medewerkers dat nu doen. Dit betekent dat software robots kunnen worden geïmplementeerd zonder complex en langdurig traject en de robots dus snel aan de slag kunnen! Hierdoor kunnen we de UBO-checks vaak al in een paar weken automatiseren. Wil je meer weten over hoe software robots werken? Lees dan dit artikel.

Over Tacstone

Tacstone is een consulting- en ventureboetiek die zich al ruim 15 jaar bezighoudt met digitale strategie, procesoptimalisatie, IT en besturingsvraagstukken.
Binnen de financiële sector ondersteunt Tacstone o.a. banken, verzekeraars, accountancykantoren en kredietbeheerders met het stroomlijnen en automatiseren van hun dagelijkse processen.
Dit doen wij met intelligent automation technologieën zoals RPA, Low-Code Apps, BI, Process Mining en Artificial Intelligence in applicaties als CCS, ANVA, DIAS en AS400.

Meer weten?

Voert jouw organisatie de UBO-checks nog handmatig uit? Benieuwd hoe snel en foutloos een software robot (RPA) dit kan uitvoeren? Neem contact op met Ilias Bouhannouche voor een (online) demo.